De website die de gemeente Venlo de afgelopen jaren in de lucht hield, was voornamelijk bedoeld om vanuit de gemeente naar buiten toe te communiceren. “Onze website was opgezet vanuit de organisatie en hield weinig rekening met wat de gebruikers zochten of wilden. De website was dan ook niet gebruiksvriendelijk genoeg voor de 400.000 bezoekers, die de site jaarlijks trok,” aldus Ruud Willemsen. Hij is webmanager bij de gemeente Venlo.

Ruud Willemsen: “Burgers en ondernemers bleken niet altijd te weten waar ze zich moesten melden voor een product of dienst. Om daar verbetering in te brengen moest Venlo haar volledige producten- en dienstencatalogus in de website integreren, zodat bijvoorbeeld informatie over gemeentelijke producten als een ‘aangifte verhuizing’ of ‘aanvraag evenementenvergunning’ online beschikbaar zouden zijn, zonder daarvoor naar een aparte site te moeten gaan.

Behalve van de gemeente moest ook informatie over producten en diensten van provincie, rijk en waterschap via de site kunnen worden gevonden. Het “no wrong door”-principe. Dat betekende dat we onze website moesten kunnen koppelen aan externe databronnen.”

Dat de keuze op Office SharePoint Server viel, kwam voort uit ANDEZ-2, een Europees aanbestedingstraject. In dit traject participeren behalve Venlo nog negen andere gemeenten. Gedurende het implementatietraject was QNH Application Development & Solutions een van de onderaannemers.

“QNH heeft laten zien wat een van de grote meerwaardes van SharePoint Server is, namelijk dat je relatief eenvoudig informatie uit externe bronnen op je website kunt ontsluiten. Zo kun je door een koppeling te leggen tussen SharePoint en OPUS-PLUS (een producten– en diensten catalogus) alle gemeentelijke producten- en diensten op je website publiceren,” zegt Willemsen.

“Ook het publiceren van de wekelijkse bekendmakingen (verleende bouwvergunningen etc.) worden op een vergelijkbare manier vanuit een andere applicatie ontsloten, binnen de structuur en vormgeving van de website.”