Met de bouw van onze nieuwe containerterminal op Maasvlakte 2 is 900 miljoen euro gemoeid,” aldus Frank Keizer van Rotterdam World Gateway. “Als je zo’n project wilt runnen met slechts 16 man die bovendien zelden op hun werkplek zitten, dan moet je op zeer goede online ICT-voorzieningen kunnen rekenen. Twee IT-dienstverleners zagen er geen gat in, Cad & Company bood de oplossing in de vorm van Microsoft BPOS. Waar we ook zijn, we kunnen nu altijd bij onze mail, de agenda’s en alle projectdocumenten. Een IT-afdeling of investering in servers en software is er niet voor nodig, alleen een internetverbinding, voor ons ideaal!

Het centrale document center werd ingericht door Cad & Company. Frank Keizer: “Je kunt het vergelijken met Windows Verkenner. Je vindt er allemaal mappen en als je zo’n map opent, bijvoorbeeld de map Correspondentie, dan zie ik submappen waaronder ‘Havenbedrijf IN’, ‘Leverancier x IN’, ‘Leverancier x UIT’ enzovoort. Heel overzichtelijk allemaal.”

Frank Keizer: “Elk nieuw document is geen afgeleide van een reeds eerder getypt document waarin wat dingen veranderd zijn, maar van een sjabloon. Daar zijn al onze correspondentie, offerteaanvragen, overeenkomsten etc. op gebaseerd. De documenten worden opgeslagen in het document center, nooit op een vaste schijf. Daardoor is er altijd maar één versie van een document, namelijk altijd de meest actuele versie. Het document center is dan ook de plek waar ál onze documenten staan. Ook als ik thuis werk vind ik daar altijd de laatste versies van onze documenten.”